Ventas y caja

Vender

Ventas > Vender (o el acceso directo Vender de la pantalla principal) abre el punto de venta: busque los productos, elija la forma de pago y cierre la venta. Según su configuración, el comprobante sale por el impresor fiscal, como factura electrónica o como ticket.

• Facturar un presupuesto: desde el punto de venta se puede traer un presupuesto ya hecho. Los precios que se le acordaron al cliente se respetan.
• La numeración de comprobantes la controla el sistema: dos cajas que facturan al mismo tiempo no repiten número.
• Cantidad con decimales solo en artículos por fracción: la cantidad lleva decimales (y deja escribirlos) solo si el artículo tiene marcada Habilitar venta por fracciones en su ficha, como los que se venden por kilo. En los demás se ve y se carga entera (2 en lugar de 2,00). En el detalle de la venta, cada cantidad se ve sin decimales si es entera y con los que tenga si es fraccionada (2,75).

El punto de venta nuevo

Ventas > Vender y el acceso Vender de la pantalla principal abren el punto de venta nuevo, con la imagen de la pantalla principal. Vende igual que el de siempre y con las mismas teclas; solo cambia cómo se ve.

El de siempre sigue disponible por un tiempo: el botón Pantalla anterior (abajo a la izquierda) cierra el punto de venta nuevo y abre el de siempre. Para volver, el botón verde Ver pantalla nueva del de siempre. Si hay un comprobante abierto, primero hay que finalizarlo o cancelarlo. No se pueden tener los dos abiertos a la vez.

• Carga del artículo: escanee o escriba el código, revise cantidad, lista y precio, y toque Agregar al ticket (al final de la fila). Descuento al artículo aplica un descuento o recargo a ese artículo y Quitar un ítem del ticket pide el número de un ítem ya cargado y lo saca de la venta.

• Soporte: abajo, al lado del logo de Codeland, está el WhatsApp de soporte y ventas del sistema. Con un clic se abre el chat.

• Precio e importe: el precio lo cambia solo quien tiene el permiso Cambiar el precio al vender; a los demás no les aparece el enlace Modificar precio. El importe se escribe solo en los casos que lo permiten (artículo varios, venta por importe, artículos por fracción) y con el permiso Cambiar el importe al vender. Los permisos se eligen en Sistema > Configuraciones del Sistema > Usuarios y permisos, grupo Ventas.

• Artículo varios: con el código de varios (se configura en Ventas y punto de venta) se vende algo que no está cargado: se habilitan descripción, cantidad, precio e importe. Hace falta el permiso Usar el artículo varios, y para agregarlo al ticket hay que escribir una descripción y un precio mayor a cero; si falta algo, el campo se marca en rojo y dice qué escribir.

• Etiqueta de la balanza con el total: si la balanza imprime una etiqueta con el total de la venta (el código empieza con 22), al escanearla entra al ticket como VENTA BALANZA, cantidad 1 y el importe de la etiqueta, sin pedir descripción ni el permiso del artículo varios.

• Cambiar el nombre de lo que viene de la balanza: al escanear una etiqueta de la balanza (la del total, que sale como VENTA BALANZA, o la de un producto pesado), el cursor queda en la Descripción con el nombre marcado. Escriba el nombre que quiera que salga en el ticket (por ejemplo, Fiambres) o déjelo como está, y presione Enter o Agregar al ticket. Pasa también con el modo rápido prendido. Lo pueden hacer todos los usuarios; para que alguno no pueda, quítele el permiso Cambiar el nombre de las etiquetas de la balanza en Sistema > Configuraciones del Sistema > Usuarios y permisos, grupo Ventas. Sin ese permiso, la etiqueta entra sola al ticket como hasta ahora.

• Modo lento para un artículo: con el modo rápido prendido, escriba / antes del código (o del escaneo o la búsqueda) para revisar la cantidad antes de agregarlo. Lo puede usar cualquier usuario.

• Finalizar venta es el botón verde de abajo a la derecha.

• Clientes, Cobrar cuenta, Historial, Gastos, Facturar presupuesto, Cancelar y Salir son los botones redondos de arriba a la derecha.

• Más opciones (abajo a la izquierda) tiene Ayuda, Modificar cantidad (F6), Modificar lista (F5) y los cierres X (Ctrl+X) y Z (Ctrl+Z) del impresor fiscal. Cantidad y lista también se cambian con un clic derecho sobre el artículo en el detalle de la venta.

• El recuadro del stock se pone rojo cuando el artículo queda debajo del mínimo.

• El stock se ve sin decimales cuando es entero (125) y con decimales solo si tiene fracción, como en los artículos por kilo (2,75). Para verlo siempre sin decimales o siempre con tres, cambie Decimales del stock en Sistema > Configuraciones del Sistema > Ventas y punto de venta.

Buscar productos

En el punto de venta nuevo, F4 en el código del artículo abre Buscar productos. El punto de venta de siempre sigue con su buscador.

• La caja grande de arriba busca mientras escribe, a partir de 2 letras. Puede poner varias palabras en cualquier orden («coca 500») o pasar el lector de códigos de barras. Con Nombre y código, Nombre o Código (a la derecha) elige dónde busca.
• Palabras: con Todas aparecen los productos que tienen todas las palabras; con Alguna, alcanza con una.
• Rubro y Familia achican la lista junto con lo escrito.
• Ver todos (F5), al lado de la caja, muestra todos los productos en orden alfabético (los del rubro y la familia elegidos, si eligió alguno). Enter con la caja vacía hace lo mismo, como en el buscador de siempre. Para volver a buscar, escriba en la caja.
• La lista muestra el código, la descripción, el stock, el costo (solo para los usuarios autorizados) y los precios de cada lista. Los que no se venden aparecen tachados en rojo, y el stock en cero o negativo, en rojo.
• Enter agrega el producto marcado con la lista del punto de venta. Si pasó el lector, el producto se agrega enseguida.
• Flecha abajo pasa a la lista. Ahí, Enter o doble clic agregan el producto y los números 1, 2, 3... lo agregan con esa lista de precios (el número está al lado del nombre de la lista). Flecha izquierda o Esc vuelven a la caja; también se puede seguir escribiendo.
• Esc borra lo escrito; con la caja vacía, cierra.
• Seguir buscando: después de elegir un producto, cuando el producto entra al ticket el buscador se vuelve a abrir solo, con la última búsqueda ya hecha y el texto marcado (dice Buscar otro producto). Enter o los números agregan otro de la misma lista; si escribe, busca otra cosa. Para volver a la venta, cierre el buscador sin elegir (Esc). Si el punto de venta está en modo rápido, el producto entra enseguida; si no, el buscador se abre después de poner la cantidad y tocar Agregar al ticket.

Cobrar la venta

En el punto de venta nuevo ya no se elige la condición de venta arriba. Cargue los artículos y el cliente, y toque Finalizar venta: se abre Cobrar venta, donde se dice cómo paga. La condición de venta sale sola: si algo queda a cuenta corriente, la venta es Cuenta corriente; si paga con una orden de mutual, Mutual; si no, Contado.

• A la izquierda, las formas de pago: Efectivo, Tarjeta, Mercado Pago, Transferencia, Cheque, Mutual y Cuenta corriente (también con Alt+1 a Alt+7). Cada una muestra cuánto se cargó con ella.
• En el centro, los datos de la forma elegida. Los importes se escriben de corrido (20000 o 20000,50); vacío toma lo que falta. Debajo de cada campo hay atajos para hacerlo con el mouse: Todo y La mitad en el importe, las cuotas (1, 3, 6, 12), y la fecha de pago del cheque (Hoy, 30, 60 o 90 días).
• Agregar: el botón de abajo dice cuánto suma (por ejemplo, Agregar $ 48.750,00) y se pone azul cuando es lo que sigue; al lado dice qué va a pasar. Enter pasa al campo siguiente y en el último agrega el pago. Después de agregar, la pantalla se queda en la misma forma, por si hay que cargar otra tarjeta u otro cheque.
• A la derecha: el total a cobrar, la condición de venta, los pagos cargados (Quitar o Supr saca el que está elegido) y lo que falta cobrar, o el vuelto.
• Todo en efectivo, como siempre: al abrir ya está elegido Efectivo; si paga justo, F10. Si da más, escriba lo que recibe (o toque uno de los billetes sugeridos), vea el vuelto y F10.
• Se pueden mezclar formas: por ejemplo, una parte con tarjeta y el resto en efectivo. Solo el efectivo da vuelto.
• Tarjeta en cuotas: si el sistema aplica la financiación, el recargo de las cuotas sale de la financiación de cada tarjeta, se ve antes de agregar el pago (cuánto pasar por el posnet) y va al comprobante como recargo. Ya no cambia el precio de los artículos.
• Cuenta corriente: hace falta el cliente; si no lo eligió, vuelva a la venta (Esc), elíjalo y finalice de nuevo. Puede dejar una entrega en efectivo y el resto a cuenta, en cuotas y con sus vencimientos. Con cuenta corriente, la entrega solo puede ser en efectivo. Si la cuenta tiene pagos atrasados, hay que marcar Vender igual.
• Mutual: la orden cubre todo el total, sin otros pagos.
• Recargo o descuento (Ctrl+R), debajo del total: sobre toda la venta, en porcentaje, en un importe fijo o diciendo el total final (por ejemplo, dejarlo en $ 45.000). Se ve cómo queda antes de aplicarlo. Es el mismo recargo o descuento global de antes, con los mismos permisos por puesto y usuario (Sistema > Configuraciones del Sistema); ya no está en la pantalla de la venta. Si el comercio no usa la financiación de las tarjetas, al elegir Tarjeta aparece Hacer un recargo.
• Cobrar (F10) se habilita cuando está todo cobrado. Volver a la venta (Esc) no graba nada y los pagos cargados quedan, mientras no cambie la venta.
• En una nota de crédito la pantalla es Devolver dinero: sin cheques, mutual, recargos ni descuentos. Los presupuestos y los remitos no pasan por el cobro.

Notas de crédito: por qué se hacen

Las notas de crédito de venta se hacen desde el punto de venta. En el punto de venta nuevo, antes de devolver el dinero se pregunta por qué se hace la nota:

• Devolución de mercadería: Producto fallado, Cambio de producto, Arrepentimiento del cliente, Error en el pedido, Producto vencido u Otro.
• Descuento posterior: Bonificación acordada, Compensación por un reclamo, Ajuste de precio u Otro.
• Corrección de factura: Error de precio, Error de cantidad, Error en los datos del cliente, Comprobante duplicado u Otro.

Se elige el tipo y el motivo de la lista y se acepta con F10; con Cancelar (Esc) se vuelve a la venta sin hacer la nota. Si el puesto no muestra la pantalla de cobro, la misma pregunta aparece apenas se graba la nota. Ventas > Historial de Ventas, botón Facturar > Nota de crédito interna, también la hace, con Corrección de factura ya elegida. Con esto el informe Devoluciones y descuentos separa cuánto se perdió por cada motivo. Las notas hechas antes, o desde el punto de venta de siempre, figuran como Sin clasificar.

Cobrar cuentas

Ventas > Cobrar Cuenta registra lo que paga un cliente a cuenta. Los comprobantes de la cuenta corriente se pueden imputar y desimputar, tanto de clientes como de proveedores.

Gastos

Ventas > Gastos y Administración > Gastos (también el botón Gastos del punto de venta) abren la lista de los movimientos de caja: lo que salió (gastos y retiros) y lo que entró.

• Arriba se elige el período (Hoy, Esta semana, Este mes, Mes anterior, o las fechas), qué ver (Salidas, Ingresos o Todos), un rubro y si se ven los anulados. Arranca en Este mes.
• Los totales de salidas, ingresos y retiros de caja del período quedan a la vista. La lista va de lo más nuevo a lo más viejo y se puede buscar por concepto, rubro o usuario (Ctrl+F).
• Nuevo gasto (F2) abre la carga de siempre. Modificar (F3 o doble clic) y Anular (Supr) siguen las reglas de antes: hace falta el permiso, y solo se modifica lo del turno vigente salvo que esté habilitado. Imprimir comprobante (Ctrl+P) reimprime el elegido.
• Gastos privados: quien no tiene el permiso Ver y cargar gastos privados no ve los gastos de los rubros privados, ni en la lista ni en los totales, y al cargar un gasto esos rubros no aparecen. Un aviso violeta dice cuántos no se muestran. El botón ¿Qué gastos veo? (F1) lo explica. Quien tiene el permiso los ve con el rubro en violeta.

Cajas y turnos

Ventas > Cajas administra los turnos de caja. Al cerrar el turno se imprime un ticket con el detalle por medio de pago.

En la lista de salidas de caja del ticket, los gastos de rubros privados (ver Gastos privados en Configuración) salen en un solo renglón, GASTOS RESERVADOS, sin el concepto, salvo que quien imprime tenga el permiso para verlos. El total no cambia: la caja cuadra igual.

Historiales

En Ventas están los historiales: Historial de Ventas, Cobros de Cta. Cte., Presupuestos, Facturas Electronicas (Facturas, Notas de Credito y Notas de Debito), Remitos, Notas de Debito y Notas de Crédito. Salvo Remitos y las notas de débito electrónicas, todos tienen la misma pantalla:

• Arriba, la fecha (Hoy, Últimos 7 días, Este mes, Últimos 3 meses o Todo, o escriba las fechas) y Ocultar los anulados. El historial de ventas arranca en Hoy y sin los anulados; el de cobros, en los últimos 3 meses; los demás, en Todo. En ventas también se filtra por vendedor, por turno (botón Turno; Quitar turno lo saca) y Solo por celular; en presupuestos, notas y electrónicas, por condición (Contado o Cta. cte.).
• Buscador (Ctrl+F): una parte del nombre del cliente, el número interno, el número del cliente, una parte del número del comprobante o del CAE, o el importe (con coma o punto). Esc borra la búsqueda.
• La lista arranca parada en el último. Al pie, cuántos hay y por cuánto; los anulados se ven en gris, tachados, y no se suman.
• Abajo, el comprobante elegido: los artículos y cómo se cobró, el CAE, el vendedor, el turno y las observaciones. En una nota de crédito, el tipo y el motivo (las que no los tienen dicen Sin clasificar) y la factura por la que se hizo. En un cobro, con qué pagó y qué comprobantes cancela. Si está anulado, la fecha y el motivo.

• Facturar (ventas): factura electrónica, factura de crédito electrónica (FCE), factura en el impresor fiscal, nota de crédito electrónica o nota de crédito interna. Ver Facturación electrónica.
• Imprimir (ventas): vista previa del comprobante, tiquet en la comandera, la factura electrónica en pantalla o en la comandera, enviarla por mail, y el voucher en pantalla o en la comandera.
• Más opciones: Modificar los datos de la venta (solo si no se facturó), Pasar a cuenta corriente (hace falta estar autorizado en Configuraciones del Sistema) y Ver el turno.
• Ver venta pide el mismo permiso de seguridad que antes. El historial de ventas solo lo abren los usuarios autorizados en Configuraciones del Sistema.
• Anular un cobro o una nota pide el motivo y el permiso de siempre; los cobros solo los anulan los usuarios autorizados. Un presupuesto pide la clave de anular ventas, si hay una, y si es incorrecta no se anula.
• Ventas > Notas de Crédito no carga notas a mano: las notas se hacen desde el punto de venta o desde el historial de ventas.

Volver a las pantallas anteriores: el botón Pantalla anterior (arriba a la derecha) abre la de antes; desde ella, Ver pantalla nueva vuelve. Para que el menú abra siempre las de antes: Sistema > Configuraciones del Sistema, sección Avanzado (solo el administrador), grupo Pantallas anteriores: Usar los historiales de ventas anteriores.

Impresor fiscal

Ventas > Impresor Fiscal: cierre Z, cancelar un documento fiscal y reimprimir un Z.

Aviso de la factura de Codeland

Si la factura del sistema de este mes está pendiente de pago, el aviso aparece al entrar al sistema, al cerrarlo y al salir del punto de venta. Ver Licencia y pago del sistema.