Datos de base (menú Archivo)

Las pantallas del menú Archivo que guardan datos de base (vendedores y las demás tablas que usa el sistema) se manejan todas igual: la lista a la izquierda y la ficha del elegido a la derecha. Se busca y se edita en la misma pantalla.

Cómo se usan

• Buscador: escriba una o más palabras del nombre o del código, en cualquier orden y sin importar los acentos.
• Debajo de la lista se ve cuántos hay con la búsqueda.

• El código se asigna solo al guardar.
• Si falta un dato obligatorio o hay uno mal cargado, el campo se marca en rojo con el motivo debajo, y no se guarda hasta corregirlo.

Proveedores

Archivo > Proveedores, en dos pestañas:

• Datos: razón social (obligatoria), CUIT, nombre de fantasía, ingresos brutos, condición frente al IVA (Responsable inscripto o Monotributo) y el domicilio (dirección, localidad, código postal).
• Contacto: la persona de contacto, teléfonos, correo, sitio web y observaciones.

El CUIT se controla con el dígito verificador: si está mal, la pantalla lo marca y no graba. Un proveedor con comprobantes, con movimientos en su cuenta o asignado a algún producto no se puede eliminar.

Es la misma pantalla que se abre con el + de Proveedor en la carga de facturas de compra y en Productos, y con Otras opciones > Ver datos del proveedor desde la ficha de su cuenta.

Vendedores

Archivo > Vendedores: nombre, dirección, teléfonos y la comisión general (de 0 a 100 %). Arriba de la ficha se ve la comisión del vendedor elegido.

• Comisiones por lista carga la comisión del vendedor en cada lista de precios. Se abre sola al dar de alta un vendedor.
• Listado (Ctrl+P) imprime el padrón de vendedores.
• Un vendedor que ya tiene ventas no se puede eliminar.

Listas de precios

Archivo > Listas de Precios: el nombre (sin repetir), un nombre corto y cómo se calculan sus precios:

• Con su utilidad: la lista tiene su propio porcentaje de utilidad sobre el costo.
• A partir de otra lista: se elige la lista base y un porcentaje que se aplica sobre el precio final o sobre la utilidad de la base (por ejemplo, la base menos 10 %).

También se marca si la lista se muestra en el punto de venta y si se envía a la web.

Al dar de alta una lista, o al cambiar su utilidad, su lista base o su porcentaje, la pantalla calcula los precios de todos los productos (y los de las listas que dependen de ella) y muestra el avance. Arriba:

• Recalcular precios vuelve a calcular los precios de la lista elegida.
• Usuarios autorizados elige qué usuarios pueden vender con esa lista.
• Quitar de la app móvil la saca de los celulares (Rapiventas); en las computadoras no se borra.

No se puede eliminar la lista por defecto, una que tienen clientes ni una que es base de otras. Al eliminar una lista se borran también sus precios.

Tarjetas y mutuales

Archivo > Tarjetas y Mutuales: el nombre, si es Tarjeta o Mutual (una nueva empieza como tarjeta), dirección, localidad, código postal, teléfonos, correo y sitio web. Los filtros Tarjetas y Mutuales de la lista muestran solo unas u otras.

• Recargos por cuotas (arriba) abre los tramos de recargo de la tarjeta o mutual elegida: por ejemplo, de 1 a 3 cuotas, 5 %. Funciona igual que Recargos Financiación (ver más abajo).
• Una tarjeta con cobros cargados no se puede eliminar. Al eliminar una tarjeta o mutual, se borran también sus recargos por cuotas.

Transportes

Archivo > Transportes: nombre, CUIT, razón social, dirección, localidad, correo, sitio web y hasta tres teléfonos. En la pestaña Sucursales se anotan, como texto libre, las sucursales del transporte (direcciones, teléfonos, horarios).

• El CUIT se controla con el dígito verificador: si está mal, la pantalla lo marca y no graba.
• Listado (Ctrl+P) imprime los transportes.
• Un transporte que ya se usó en compras no se puede eliminar.

Marcas

Archivo > Marcas: el nombre de cada marca de productos.

• Una marca que usa algún producto no se puede eliminar.
• En Archivo > Precios, el + al lado de Marca abre el alta de una marca nueva y la deja elegida en el producto.

Rubros y familias

Archivo > Rubros: el nombre de cada rubro de productos. Archivo > Familias: el nombre de cada familia y el rubro al que pertenece (la lista muestra los dos).

• El nombre no se repite: no puede haber dos rubros con el mismo nombre, ni dos familias con el mismo nombre en un mismo rubro.
• Un rubro que usa algún producto, o que tiene familias, no se puede eliminar. Una familia que usa algún producto tampoco.
• En Archivo > Precios, el + al lado de Rubro o de Familia abre el alta y la deja elegida en el producto. La familia nueva sale en el rubro que tiene elegido el producto.

Depósitos de stock

Archivo > Depositos Stock: nombre, dirección e id. de sucursal de cada depósito. Puede haber hasta 9.

• Al dar de alta un depósito, el sistema le crea el stock en cero a cada producto. Puede tardar si hay muchos productos: se ve el avance.
• Con el módulo de sucursales habilitado, los depósitos no se agregan ni se modifican desde acá: los carga el administrador del sistema.
• Un depósito con ventas, compras o movimientos de stock no se puede eliminar.

Grupos de costos

Archivo > Grupos de Costos: el nombre de cada grupo. Un grupo que usa algún rubro no se puede eliminar.

Tipos de turno

Archivo > Tipos de turnos: el nombre y el número de turno (del 1 al 9, distinto para cada tipo). Un tipo que ya se usó en un turno de caja no se puede eliminar.

Rubros de gastos

Archivo > Rubros de Gastos: el nombre de cada rubro y si es un gasto bancario. El filtro Bancarios muestra solo esos. Arriba de la ficha se marca si el rubro es privado (los privados se eligen en Sistema > Configuraciones del Sistema, sección Compras y gastos).

• Familias abre las familias (subrubros) del rubro elegido.
• Un rubro con gastos, compras o familias cargadas no se puede eliminar.

Más opciones: rubros IVA, unidades de negocio, socios y estados de cheques

En Archivo > Más opciones están Rubros IVA Compras, Unidades de Negocio, Socios y Estados de Cheques. Todas guardan solo el nombre; el código se pone solo.

No se puede eliminar uno que ya se usó:

• Un rubro IVA, en compras.
• Una unidad de negocio, en compras, ventas o movimientos de tesorería.
• Un socio, en compras o gastos.
• Un estado, en cheques de terceros.

Etiquetas

Archivo > Más opciones > Etiquetas: los formatos de etiqueta para imprimir: el nombre, el ancho, el alto, el margen superior y cuántas etiquetas por fila (de 1 a 9) entran en la hoja o el rollo.

• Predeterminar deja la etiqueta elegida como la que se usa por defecto; las demás dejan de serlo. La predeterminada se ve en la lista y arriba de la ficha.

Países, provincias y ciudades

En Archivo > Más opciones > Paises, Provincias y Ciudades:

• Cada provincia lleva su país, y la lista de provincias muestra el país de cada una.
• Cada ciudad lleva provincia, país y código postal. En la lista de provincias de la ciudad cada una dice su país (por ejemplo, "Montevideo (Uruguay)") y, al elegir la provincia, el país se completa solo. Si la provincia es de otro país, la ciudad no se graba hasta corregirlo.
• No se puede eliminar un país con provincias o ciudades, una provincia con ciudades, ni una ciudad que usan clientes, bancos, tarjetas o mutuales.

Bancos y cuentas bancarias

Archivo > Más opciones > Bancos: nombre, plaza, dirección, localidad, teléfonos y, en Contacto, gerente, contacto, correo y sitio web. Un banco con cuentas, cheques, depósitos o pagos cargados no se puede eliminar.

Archivo > Más opciones > Cuentas bancarias: el banco, el número de cuenta, el tipo (Caja de ahorro o Cuenta corriente) y la plaza; los cuatro son obligatorios. Una cuenta con movimientos, depósitos, cheques depositados o pagos no se puede eliminar.

Recargos de financiación y por mora

Archivo > Más opciones > Recargos Financiación y Recargos por Mora son tablas de tramos: a la izquierda los tramos, a la derecha el tramo elegido.

• Recargos Financiación: el recargo de las ventas en cuenta corriente según la cantidad de cuotas (por ejemplo, de 1 a 3 cuotas, 2 %).
• Recargos por Mora: el interés de las cuentas atrasadas según los días de atraso. Se aplica al iniciar una cobranza al cliente.
• Nuevo tramo (F2) propone empezar donde termina el último. Para cambiar un tramo, elíjalo en la lista, corrija y Guardar (F10). Eliminar borra el tramo elegido.
• Dos tramos no pueden pisarse: si el nuevo cae sobre otro, la pantalla dice con cuál.

Volver a la pantalla anterior

Estas pantallas son nuevas. Mientras se acostumbra, puede volver a la de antes:

• Pantalla anterior (arriba, en la pantalla nueva) cierra la nueva y abre la de antes. En la de antes, Ver pantalla nueva (abajo a la derecha) vuelve.
• Para que el menú abra siempre la de antes: Sistema > Configuraciones del Sistema, sección Avanzado (solo el administrador), grupo Pantallas anteriores (por ejemplo, "Usar la pantalla de vendedores anterior").